با توجه به نزديك شدن روزهای پایانی سال 1397 و حساسيت عمليات فروش و توزيع در اين روزها ، توجه به نكات زير برای استفاده کنندگان از نرم افزارهای ورانگر الزامي است (در نظر داشته باشيد عدم رعايت دستور العمل ذيل باعث ايجاد وقفه در روند انجام کار و پرداخت هزينه هاي احتمالي جهت رفع مشکلات ايجاد شده مي باشد) پس بنابراین لازم است ابتدا تمهيدات لازم را به شرح زیر در نظر داشته باشید :
قبل از شروع عمليات بستن سال مالي جهت سرعت و سهولت در انجام کار نسبت به انجام بندهاي زير اقدام نماييد براي این منظور میتوانید آیتم های قيد شده در فرم بستن سال مالي نرم افزار مراجعه نمایید :
* براي کليه حواله ها و فاکتورها مديريت توزيع ، صدور خروجي و پيگيري حواله صورت گرفته باشد
* براي تمامي اسناد انبار به انبار بستانکار ، سند انبار به انبار بدهکار و با مقادير يکسان ثبت شده باشد (در اين مرحله اسناد تعديل مثبت و منفي عطف به اسناد فوق ، عدم ثبت سند انبار به انبار بدهکار ، عدم تاييد اسناد فوق مي توانند باعث بروز پيغام خطا در زمان بستن سال مالي گردد، پس مي بايست در ثبت دو طرفه ، تاييد و توازن مقادير اين اسناد دقت لازم به عمل آيد)
1) ايجاد سال مالي جديد :
• سال مالي جديد از منوي تنظيمات سيستم، قسمت تعيين سال مالي قابل تعريف مي باشد (اين عمليات در شرکت هاي با ساختار ستاد و حوزه اي در ستاد انجام مي گيرد) حتما تعريف سال مالي در آخرين روز سال و قبل شروع انبارگرداني انجام شود
2) نحوه بستن عمليات سال مالي فعلي :
• بستن سال مالي فعلي از منوي تنظيمات سيستم، قسمت بستن سال مالي انجام مي شود (اين عمليات در شرکت هاي با ساختار ستاد و حوزه اي در هر حوزه انجام مي گيرد)
• تعيين تاريخ عمليات فروش به تاريخ 1397/12/29
• بستن سال مالي در دو مرحله "فروش و انبار " و "مالي " انجام مي شود كه مي توان مرحله دوم را پس از وارد نمودن كليه تسويه ها و اطلاعات مالي ، در زمان ديگر حتي در سال بعد انجام داد
• ترتيب عمليات :
1- ورود به سيستم با انتخاب سال مالي 97
2- بستن عمليات فروش و انبار (مالي اجباري نيست )
3- ورود به سيستم در سال مالي 98
4- ثبت عمليات انبارگرداني
نكته اول : اگر مرحله دوم بستن سال مالي انجام نشود ، مي توان در قسمت حسابداري مشتريان يا خزانه داري در دو سال مالي همزمان به صورت موازي ورود اطلاعات مالي انجام داد .
نكته دوم : تا زماني كه مرحله دوم بستن سال مالي انجام نشود ، مانده مشتريان به سال مالي 98 منتقل نمي گردد .
نكته سوم : هنگامي كه مرحله اول بستن سال مالي (بستن عمليات فروش و انبار) انجام شود . ديگر قابل برگشت نمي باشد لذا دقت شود تا كليه عملیات فروش و انبار مربوط به سال مالي 97 در سيستم انجام شده باشد .
نکته چهارم : قبل از صدور سند افتتاحيه در سال 98 و ثبت اتوماتيک سند کسري و اضافي در سال 97، هيچ گونه سندي در انبار سال مالي 98 ثبت نگردد و اولين سند ثبت شده در سال مالي 98 بايد سند افتتاحيه باشد (در صورتيکه اولين سند ثبت شده در انبار سال مالي 98 سند افتتاحيه نباشد، اصلاح اسناد انبار از طريق کاربر سيستم قابل انجام نبوده و مي بايست از طريق واحد پشتیبانی پس از پرداخت هزینه اصلاحات لازم صورت پذيرد)
نکته پنجم : ویژگی در سيستم وجود دارد که مي توانيد موجودي انبار سال گذشته را به عنوان سند انبار گرداني به سال جديد منتقل نماييد . اگر به هر علت امکان شمارش انبار وجود نداشته باشد ، توصيه مي شود از اين قابليت استفاده شود. به هنگام بستن سال مالي از کاربر سوال مي شود که " آيا انتقال موجودي انبار به عنوان سند افتتاحيه براي سال مالي جديد انجام شود ؟ " که با تایید گزینه، موجودي سال 97 به عنوان سند انبار گرداني در سال 98 ثبت مي گردد در اين قسمت با تایید گزینه ، موجودي ها به عنوان سند انبار گرداني ثبت شده و در کاردکس کالا هيچ تاثيري ندارد
نکته ششم : نکته بسيار مهمي که در اين قسمت بايد در نظر گرفته شود اين است که پس از ثبت انبارگرداني در سال مالي 98 از فرم انبارگرداني تنها دکمه ثبت سند افتتاحيه زده شود و به هيچ عنوان دکمه ثبت سند کسري و اضافي در اين فرم زده نشود ، زيرا اين اسناد در زمان فشردن دکمه ثبت سند افتتاحيه به صورت همزمان و اتوماتيک درسيستم درسال مالي 97 ثبت مي گردد در صورت انجام مورد فوق توسط کاربران بازگشت عمليات فوق غير ممکن مي باشد.
نکته هفتم: به هيچ عنوان روي سند افتتاحيه انبار سند تعديل مثبت و منفي ثبت نگردد ( يعني اسناد تعديل مثبت و منفي عطف به سند افتتاحيه انبار در سيستم درج نگردد)
نکته هشتم : در نرم افزار خزانه داري کافيست در منوي تنظيمات ، تاريخ قطعي مالي مربوط به سال 97 را 1397/12/29 را ثبت نماييد
3) انبارگرداني :
• مي بايست انبارگرداني در سال جديد انجام شود ، در صورتيکه اين عمليات در پايان سال 97 انجام شود براي ثبت سند افتتاحيه کاربر موظف به ثبت مجدد انبارگرداني در سال 98 مي باشد، به ازاي اختلاف سند افتتاحيه سال 98 و موجودي پايان دوره سال 97 دو سند كسري و اضافي انبارگرداني در سال مالي 97 ثبت مي شود ، در نتيجه موجودي پايان دوره سال مالي 97 با سند افتتاحيه سال جديد ، يكسان خواهد شد.
درپايان خاطر نشان میسازد واحد پشتيباني ورانگر ، در سال 97 تا ساعت 14:00 روز سه شنبه 1397/12/29 و در سال 1398 از روز دوشنبه مورخ 1398/01/05 آماده ارائه خدمات و پشتيباني مي باشد