سیستم پخش دستی در دنیای پرشتاب امروز دیگر پاسخگوی نیازهای بازار رقابتی و مشتریان آگاه نیست. پخش مویرگی به شیوه سنتی با چالش های زیادی روبرو است که تقریبا باید بگوییم امروزه شرکت ها و سازمان هایی که از این شیوه استفاده می کنند با ضرر و زیان های فراوانی روبرو می شوند. در ادامه چالش ها و معایب سیستم پخش مویرگی سنتی را مورد بررسی قرار می دهیم و راهکار حرفه ای و تخصصی برای برطرف کردن این چالش ها به شما پیشنهاد می دهیم. تا پایان با ما همراه باشید.
سیستم پخش دستی چیست و چگونه عمل می کند؟
سیستم پخش دستی به مجموعه فرآیندهایی گفته می شود که در آن عملیات ثبت سفارش، مدیریت موجودی، تخصیص کالا به مشتریان و گزارش گیری بدون استفاده از نرم افزار و به صورت سنتی انجام می گیرد. در این روش، نمایندگان فروش با مراجعه حضوری به فروشگاه ها و مشتریان، سفارش ها را روی فرم های کاغذی ثبت می کنند و سپس اطلاعات به صورت دستی وارد سیستم مالی یا انبارداری شرکت می شود.
این شیوه علاوه بر زمان بر بودن، مستعد خطاهای انسانی است و ارتباط بین واحدهای فروش، انبار، حمل و نقل و مالی به صورت جداگانه و بدون یکپارچگی اطلاعات انجام می شود. درنتیجه، تصمیم گیری مدیریتی بر اساس اطلاعات ناقص یا تأخیردار انجام می شود که تأثیر منفی بر بهره وری و رضایت مشتری دارد.
معایب سیستم پخش مویرگی دستی (سنتی) چیست؟
همانطور که متوجه شدید سیستم پخش دستی یا سنتی دیگر کارایی سابق را ندارد. در بازار پررقابتی امروزی، شرکت هایی که با این سیستم کار می کنند، قطعا با ضرر و زیان های بلند مدت و جبران ناپذیری روبرو می شوند. از طرفی هزینه هایشان به طرز قابل توجهی بالا می رود. بیایید تا نگاهی به معایب پخش مویرگی دستی یا سنتی بیندازیم.
عدم شفافیت در فرآیندها
سیستم پخش مویرگی دستی با یک مشکل اصلی و اساسی روبرو است که آن هم عدم شفافیت فرآیندها می باشد. اطلاعات فروش و توزیع در این سیستم به شکل دستی ثبت می شوند. بنابراین هیچ تصویر دقیقی از وضعیت فروش، موجودی انبار و یا حتی عملکرد تیم در لحظه وجود ندارد. تاخیر در ارسال گزارش ها باعث تاخیر در تصمیم گیری می شود.
اتلاف زمان و منابع
یکی دیگر از معایب پخش مویرگی دستی، اتلاف زمان و منابع است. عاملین فروش زمان زیادی را به رفت و آمد، تماس های تلفنی و ثبت دستی سفارشات می کنند. نبود سیستم یکپارچه برای توزیع کالا، دریافت سفارشات و… عملکرد تیم را کاهش می دهد و بسیار وقت گیر و حتی پرهزینه خواهد بود.
بالا بودن میزان خطای انسانی
از دیگر معایب اصلی پخش مویرگی دستی باید به بالا بودن میزان خطای انسانی اشاره داشته باشیم. ثبت دستی اطلاعات هم بسیار زمانبر است و هم احتمال بروز خطا در آن زیاد است.
عدم نظارت و کنترل لحظه ای
از جمله دیگر معایب پخش مویرگی دستی باید به عدم نظارت و کنترل لحظه ای اشاره داشته باشیم. در این سیستم نمی توان بر عملکرد عاملین فروش و رانندگان نظارت دقیق داشت. در نتیجه احتمال سهل انگاری یا سوء استفاده بالا می رود.
کاهش میزان سودآوری
به دنبال تمام معایب پخش مویرگی دستی، کاهش میزان سودآوری همراه است. وجود این مشکلات باعث می شود تا نارضایتی مشتری و به دنبال آن افزایش هزینه ها و افت فروش به وجود بیاید.
چرا شرکت های موفق از پخش دستی استفاده نمی کنند؟
در دنیای امروز که سرعت و دقت در فرآیندهای توزیع نقش تعیین کننده ای در موفقیت دارند، استفاده از سیستم های دستی دیگر پاسخگوی نیازهای کسب وکارهای حرفه ای نیست. شرکت های موفق، برای حفظ مزیت رقابتی، به نرم افزارهای هوشمند و یکپارچه ای روی آورده اند که امکان تحلیل سریع اطلاعات، ردیابی لحظه ای ناوگان و مدیریت موجودی دقیق را فراهم می کنند.
این شرکت ها با بهره گیری از فناوری های روز، فرآیند فروش و پخش خود را به گونه ای مدیریت می کنند که زمان پاسخ گویی به مشتری کاهش یافته، میزان خطاها به حداقل رسیده و رضایت مشتریان افزایش یافته است. در واقع، فاصله بین شرکت هایی که از فناوری بهره می برند با شرکت های متکی بر روش های سنتی روزبه روز بیشتر می شود.
هزینه های پنهان استفاده از سیستم دستی پخش
یکی از مشکلات بزرگ سیستم پخش دستی، وجود هزینه های پنهانی است که به چشم نمی آید اما در بلندمدت تاثیر زیادی بر سودآوری شرکت دارد. این هزینه ها شامل خطاهای انسانی در ثبت سفارش، تاخیر در پردازش اطلاعات، دوباره کاری، عدم پیگیری مؤثر سفارش ها و اتلاف وقت نیروهای فروش می شود.
همچنین هزینه هایی مانند نارضایتی مشتری، عدم گزارش گیری دقیق برای تحلیل بازار و نبود امکان بهینه سازی مسیرهای توزیع، موجب کاهش بهره وری و افزایش هزینه های لجستیکی می شود. در مجموع، استفاده از روش های دستی نه تنها ارزان تر نیست، بلکه موجب از دست رفتن فرصت های رشد و سودآوری خواهد شد.
ویژگی های کلیدی یک نرم افزار پخش مویرگی مؤثر
یک نرم افزار پخش مویرگی مؤثر باید مجموعه ای از قابلیت های کاربردی را در اختیار شرکت قرار دهد تا فرآیند پخش به صورت کاملاً هوشمند، سریع و دقیق مدیریت شود. از جمله این ویژگی ها می توان به ثبت سفارش آنلاین، بهینه سازی مسیرهای توزیع، ردیابی موقعیت و فعالیت ویزیتورها، مدیریت موجودی به روز و گزارش گیری دقیق اشاره کرد.
همچنین امنیت اطلاعات، رابط کاربری ساده، امکان کار با موبایل یا تبلت در محیط فروش و یکپارچگی با نرم افزارهای مالی و حسابداری از دیگر ویژگی هایی است که یک نرم افزار پخش حرفه ای باید داشته باشد. این قابلیت ها موجب کاهش خطا، افزایش سرعت پاسخ گویی به مشتری و در نهایت رشد فروش می شود.
نرم افزار پخش مویرگی ورانگر، راهکاری مناسب برای رفع چالش های سیستم دستی
با توجه به معایب سیستم پخش دستی می توان گفت استفاده از نرم افزار مدیریت پخش مویرگی ورانگر، راهکاری مناسب و هوشمندانه برای رفع این چالش ها است. این نرم افزار یک سیستم جامع و هوشمند برای مدیریت تمامی فرآیندهای فروش، توزیع، انبار، بهینه سازی مسیرهای حرکتی و… است. در نتیجه با استفاده از این نرم افزار شرکت ها می توانند با سرعت، دقت و کیفیت بالا خدمات رسانی به مشتریان را انجام دهند. در ادامه برخی از مهمترین ویژگی ها و مزایای این نرم افزار را بررسی خواهیم کرد.
افزایش بهره وری
چیزی که در سیستم پخش دستی وجود ندارد، بهره وری است. با استفاده از نرم افزار پخش مویرگی ورانگر تمامی فرآیندهای ثبت و فروش به صورت اتوماتیک انجام می شود. این ویژگی باعث کاهش خطای انسانی، بالا رفتن سرعت و کیفیت خدمات و در نتیجه افزایش بهره وری می شود.
ردیابی لحظه ای
با استفاده از نرم افزار پخش مویرگی ورانگر مدیران شرکت ها و سازمان ها می توانند به صورت لحظه ای عملکرد تیم فروش را بررسی کنند و در لحظه تصمیم بگیرند. این ویژگی باعث افزایش بهره وری تیم می شود.
گزارش گیری دقیق
یکی از معایب سیستم پخش مویرگی دستی، عدم شفاف سازی اطلاعات بود. گزارش گیری دقیق و لحظه ای از فرآیندهای فروش، موجودی انبار، کالاهای پرتقاضا و… می تواند در بهینه سازی تصمیم گیری های استراتژیک، نقش مهمی داشته باشد.
کاهش هزینه ها
با استفاده از نرم افزار پخش مویرگی ورانگر بسیاری از هزینه ها کاهش می یابد. پایداری در نرم افزارهای توزیع می تواند به کاهش هزینه ها و حفظ سلامت محیط زیست کمک کند. با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی به تلفن و تماس های پی در پی و یا حتی کاغذ بازی نیست.
چگونه به صورت گام به گام از سیستم دستی به نرم افزار پخش مهاجرت کنیم؟
مهاجرت از سیستم دستی به نرم افزار پخش، نیازمند برنامه ریزی دقیق و مرحله ای است. نخست باید نیازهای سازمان و نقاط ضعف سیستم فعلی شناسایی شود. در مرحله بعد، نرم افزاری انتخاب شود که متناسب با حجم عملیات، نوع کالا و ساختار تیم فروش باشد. بهتر است در این مرحله از مشاوره شرکت های متخصص در این زمینه استفاده شود.
پس از انتخاب نرم افزار، آموزش کامل به کاربران از جمله ویزیتورها، انبارداران و مدیران اهمیت زیادی دارد. در ادامه باید داده ها به درستی به سیستم جدید منتقل و ساختار گزارش دهی تنظیم شود. مرحله نهایی، پایش مداوم عملکرد نرم افزار و دریافت بازخورد از کاربران برای بهبود فرآیندهاست. این مسیر اگر با دقت طی شود، به زودی مزایای قابل توجهی برای سازمان به همراه خواهد داشت.
سخن پایانی
سیستم پخش مویرگی دستی معایب متعددی به دنبال دارد که در این بخش به آنها اشاره کردیم. با توجه به این موضوع لازم است تا برای کاهش هزینه های غیرضروری و همچنین افزایش نرخ بهره وری از یک ابزار مدیریتی هوشمند مثل ورانگر استفاده کنید. استفاده از نرم افزار پخش مویرگی ورانگر به افزایش بهره وری، کنترل بهتر و دقیق تر و همچنین سوددهی بیشتر کمک می کند. در صورتی که هنوز به شیوه سنتی کار می کنید، دیگر وقتش رسیده که یک گام به سمت جلو بردارید و با ابزارهای دیجیتالی که کسب و کارتان را متحول می کنند، کار کنید. نرم افزار پخش مویرگی ورانگر یکی از این ابزارهای دیجیتال حرفه ای است.
