با توجه به نزديك شدن به پايان سال 1398 و حساسيت عمليات فروش و توزيع در اين روزها ، توجه به نكات زير الزامي است (در نظر داشته باشيد عدم رعايت دستورالعمل ذيل باعث ايجاد وقفه در روند انجام کار و پرداخت هزينه هاي احتمالي جهت رفع مشکلات ايجاد شده مي باشد) :
قبل از شروع عمليات بستن سال مالي ، مشتریان عزیز می بایست نسبت به انجام موارد زير جهت تسریع و سهولت در انجام کار اقدام نمایند (براي شروع مي توان به بندهاي قيد شده در فرم بستن سال مالي در نرم افزار رجوع گردد) :
* براي کليه حواله ها و فاکتورها مديريت توزيع ، صدور خروجي و پيگيري حواله صورت پذيرفته باشد.
* براي تمامي اسناد انبار به انبار بستانکار ، سند انبار به انبار بدهکار ثبت شده و با مقادير يكسان باشد (در اين مرحله اسناد تعديل مثبت و منفي عطف به اسناد فوق ، عدم ثبت سند انبار به انبار بدهکار ، عدم تاييد اسناد فوق مي توانند باعث بروز پيغام خطا در زمان بستن سال مالي گردد، پس مي بايست در ثبت دو طرفه ، تاييد و توازن مقادير اين اسناد دقت لازم به عمل آيد)
1) ايجاد سال مالي جديد :
* سال مالي جديد از منوي تنظيمات سيستم، قسمت تعيين سال مالي قابل تعريف مي باشد. (اين عمليات در شركت هاي با ساختار ستاد و حوزه اي در ستاد انجام مي گيرد) حتما تعريف سال مالي در آخرين روز سال و قبل شروع انبارگرداني انجام شود .
2) نحوه بستن عمليات سال مالي فعلي :
* بستن سال مالي فعلي از منوي تنظيمات سيستم، قسمت بستن سال مالي انجام مي شود. (اين عمليات در شركت هاي با ساختار ستاد و حوزه اي در هر حوزه انجام مي گيرد) .
* تعيين تاريخ عمليات فروش به تاريخ 1398/12/29
* بستن سال مالي در دو مرحله "فروش و انبار " و "مالي " انجام مي شود كه مي توان مرحله دوم را پس از وارد نمودن كليه تسويه ها و اطلاعات مالي ، در زمان ديگر حتي در سال آتي نیز انجام داد .
• ترتيب عمليات :
1- ورود به سيستم با انتخاب سال مالي 98
2- بستن عمليات فروش و انبار (عملیات مالي اجباري نيست )
3- ورود به سيستم در سال مالي 99
4- ثبت عمليات انبارگرداني
نكته اول : اگر مرحله دوم بستن سال مالي انجام نشود ، مي توان در دو سال مالي همزمان به صورت موازي ، در قسمت حسابداري مشتريان يا خزانه داري ورود اطلاعات مالي انجام گيرد .
نكته دوم : تا زماني كه مرحله دوم بستن سال مالي انجام نشود ، مانده مشتريان به سال مالي 99 منتقل نمي گردد .
نكته سوم : هنگامي كه مرحله اول بستن سال مالي (بستن عمليات فروش و انبار) انجام شود . ديگر قابل برگشت نمي باشد لذا دقت شود تا كليه كارهاي فروش و انبار مربوط به سال مالي 98 در سیستم انجام شده باشد .
نکته چهارم : قبل از صدور سند افتتاحيه در سال 99 و ثبت اتوماتيک سند کسري و اضافي در سال 98، هيچ گونه سندي در انبار سال مالي 99 ثبت نگردد و اولين سند ثبت شده در سال مالي 99 بايد سند افتتاحيه باشد (در صورتي كه اولين سند ثبت شده در انبار سال مالي 99 سند افتتاحيه نباشد، اصلاح اسناد انبار از طريق كاربر سيستم قابل انجام نبوده و مي بايست از طريق شرکت ورانگر اصلاحات لازم صورت پذيرد که مستلزم پرداخت هزينه مي باشد).
نکته پنجم : امکاني در سيستم وجود دارد که مي توانيد موجودي انبار سال گذشته را به عنوان سند انبار گرداني به سال جديد منتقل نماييد . اگر به هر علت امکان شمارش انبار وجود نداشته باشد ، توصيه مي شود از اين قابليت استفاده گردد . به هنگام بستن سال مالي از کاربر سوال مي شود که "آيا انتقال موجودي انبار به عنوان سند افتتاحيه براي سال مالي جديد انجام شود ؟ " که با انتخاب گزينه Yes موجودي سال 98 به عنوان سند انبار گرداني در سال 99 ثبت مي گردد در اين قسمت با زدن كليد Yes موجودي ها به عنوان سند انبار گرداني ثبت شده و در کاردکس کالا هيچ تاثيري ندارد.
نکته ششم : نکته بسيار مهمي كه در اين قسمت بايد در نظر گرفته شود اين است که پس از ثبت انبارگرداني در سال مالي 99 از فرم انبارگرداني تنها دکمه ثبت سند افتتاحيه زده شود و به هيچ عنوان دکمه ثبت سند کسري و اضافي در اين فرم زده شود ، زيرا اين اسناد در زمان فشردن دکمه ثبت سند افتتاحيه به صورت همزمان و اتوماتیک در سيستم در سال مالي 99 ثبت مي گردد.در صورت انجام مورد فوق توسط کاربران بازگشت عمليات فوق غير ممكن مي باشد.
نکته هفتم: به هيچ عنوان روي سند افتتاحيه انبار سند تعديل مثبت و منفي ثبت نگردد (يعني اسناد تعديل مثبت و منفي عطف به سند افتتاحيه انبار در سيستم درج نگردد).
نکته هشتم : در نرم افزار خزانه داري ، كافيست در منوي تنظيمات ، تاريخ قطعي مالي مربوط به سال 98 را 1398/12/29 را ثبت نماييد.
3) انبارگرداني :
* مي بايست انبارگرداني در سال جديد انجام شود ، در صورتي كه اين عمليات در پايان سال 98 صورت پذيرد براي ثبت سند افتتاحيه کاربر موظف به ثبت مجدد انبارگرداني در سال 99 مي باشد، به ازاي اختلاف سند افتتاحيه سال 99 و موجودي پايان دوره سال 98 دو سند كسري و اضافي انبارگرداني در سال مالي 98 ثبت مي شود ، در نتيجه موجودي پايان دوره سال مالي 98 با سند افتتاحيه سال جديد ، يكسان خواهد شد.
درپايان به اطلاع مي رساند ، واحد پشتيباني ورانگر ، در سال جاری تا روز چهارشنبه 1398/12/29 و در سال آينده از روز سه شنبه مورخ 1399/01/05 آماده ارائه خدمات و پشتيباني مي باشد .
با آرزوی سلامتی و بهروزی برای همه مردم ایران
شرکت ورانگر پیشرو
واحد امور مشتریان