با توجه به نزديك شدن به پایان سال 1396 و حساسيت عمليات فروش و توزيع برای شرکتهای پخش در اين روزها ، توجه به نكات زير الزامي است (در نظر داشته باشيد عدم رعايت دستور العمل باعث ايجاد وقفه در روند انجام کار و تحمیل هزينه هاي احتمالي جهت رفع مشکلات ايجاد شده برای شما مي باشد)
قبل از شروع عمليات بستن سال مالي نسبت به انجام بندهاي زير به منظور افزایش سرعت و سهولت در انجام کار اقدام و یا براي شروع مي توانید به الزامات قيد شده در فرم بستن سال مالي در نرم افزار مراجعه نمایید :
* براي کليه حواله ها و فاکتورها میبایست عملیات مديريت توزيع ، صدور خروجي و پيگيري حواله صورت گرفته باشد
* براي تمامي اسناد انبار به انبار بستانکار میبایست سند انبار به انبار بدهکار و با مقادیر یکسان ثبت شده باشد در اين مرحله، اسناد تعديل مثبت و منفي عطف به اسناد فوق و یا عدم ثبت سند انبار به انبار بدهکار و یا عدم تاييد اسناد فوق مي تواند باعث بروز پيغام خطا در زمان بستن سال مالي گردد، پس مي بايست در عملیات ثبت دو طرفه در تاييد و توازن مقادير اين اسناد دقت لازم به عمل آيد
ايجاد سال مالي جديد
• سال مالي جديد از منوي تنظيمات سيستم، قسمت تعيين سال مالي قابل تعريف مي باشد که اين عمليات در شرکت هاي با ساختار ستاد و حوزه اي در ستاد انجام مي گيرد
نحوه بستن عمليات سال مالي فعلي
• بستن سال مالي فعلي از منوي تنظيمات سيستم، قسمت بستن سال مالي انجام مي شود که اين عمليات در شرکت هاي با ساختار ستاد و حوزه اي در هر حوزه انجام مي گيرد
• بستن سال مالي در دو مرحله "فروش و انبار " و "مالي " انجام مي شود كه مي توان مرحله دوم را پس از وارد نمودن كليه تسويه ها و اطلاعات مالي ، در زمان ديگر حتي در سال آتي نیز انجام داد
ترتيب عمليات
1- ورود به سيستم با انتخاب سال مالي 96
2- بستن عمليات فروش و انبار (عملیات مالي اجباري نيست )
3- ورود به سيستم در سال مالي 97
4- ثبت عمليات انبارگرداني
نكته اول : اگر مرحله دوم عملیات بستن سال مالي (عملیات مالی) انجام نشود ، مي توان در دو سال مالي همزمان به صورت موازي ، در قسمت حسابداري مشتريان يا خزانه داري ورود اطلاعات مالي را انجام داد .
نكته دوم : تا زماني كه مرحله دوم عملیات بستن سال مالي(عملیات مالی) انجام نشود ، مانده مشتريان به سال مالي جدید منتقل نمي گردد .
نكته سوم : هنگامي كه مرحله اول بستن سال مالي (بستن عمليات فروش و انبار) انجام شود ديگر قابل برگشت نخواهد بود لذا باید دقت شود تا كليه كارهاي فروش و انبار مربوط به سال مالي 96 در سيستم انجام شده باشد .
نکته چهارم : قبل از صدور سند افتتاحيه در سال 97 و ثبت اتوماتيک سند کسري و اضافي انبار در سال 96، نباید هيچ گونه سندي در انبار سال مالی 97 ثبت گردد و اولين سند ثبت شده در سال مالی 97 بايد سند افتتاحيه باشد در صورتيکه اولين سند ثبت شده در انبار سال مالی 97 سند افتتاحيه نباشد، اصلاح اسناد انبار از طريق کاربر سيستم قابل انجام نبوده و مي بايست از طريق واحد پشتیبانی شرکت ورانگر اصلاحات لازم صورت پذيرد که مستلزم پرداخت هزينه خواهد بود.
نکته پنجم : امکانی در سیستم وجود دارد که مي توان موجودي انبار سال گذشته را به عنوان سند انبار گرداني به سال جديد منتقل نمود . اگر به هر علت امکان شمارش انبار وجود نداشته باشد، توصيه مي شود از اين قابليت استفاده گردد. به هنگام عملیات بستن سال مالي از کاربر سوالی پرسیده مي شود که "آيا انتقال موجودي انبار به عنوان سند افتتاحيه براي سال مالي جديد انجام شود ؟ " که با انتخاب گزينه Yes موجودي سال 96 به عنوان سند انبار گرداني در سال 97 ثبت مي گردد در اين قسمت با انتخاب کليد Yes موجودي ها به عنوان سند انبار گرداني، ثبت شده و در کاردکس کالا هيچ تاثيري ندارد.
نکته ششم : نکته بسيار مهمي که در اين قسمت بايد در نظر گرفته شود اين است که پس از ثبت انبارگرداني در سال مالي 97 از فرم انبارگرداني تنها دکمه ثبت سند افتتاحيه انتخاب شود و به هيچ عنوان دکمه ثبت سند کسري و اضافي در اين فرم انتخاب نشود ، زيرا اين اسناد در زمان انتخاب دکمه ثبت سند افتتاحيه به صورت همزمان و اتوماتيک درسيستم درسال مالي 97 نیز ثبت مي گردد.در صورت انجام مورد فوق توسط کاربران بازگشت عمليات فوق غير ممکن خواهد بود.
نکته هفتم: به هيچ عنوان بر روي سند افتتاحيه انبار ، سند تعديل مثبت و منفي ثبت نگردد به عبارت دیگر اسناد تعديل مثبت و منفي عطف به سند افتتاحيه انبار در سيستم درج نگردد.
نکته هشتم : در نرم افزار خزانه داري ، کافيست در منوي تنظيمات، تاريخ قطعي مالي مربوط به سال 96 را برابر با 96/12/29 ثبت نماييد.
انبارگرداني :
• مي بايست انبارگرداني در سال جديد انجام شود، در صورتيکه اين عمليات در پايان سال 96 صورت پذيرد براي ثبت سند افتتاحيه کاربر موظف به ثبت مجدد انبارگرداني در سال 97 خواهد بود، به ازاي اختلاف سند افتتاحيه سال 97 و موجودي پايان دوره سال 96 ، دو سند كسري و اضافي انبارگرداني در سال مالي 96 ثبت مي شودکه در نتيجه موجودي پايان دوره سال مالي 96 با سند افتتاحيه سال جديد ، يكسان خواهد شد.
ضمنا خاطر نشان میسازد واحد پشتيباني ورانگر تا ساعت 19 روز دوشنبه مورخه 96/12/28 و در سال 1397 نیز از روز يکشنبه مورخه 97/01/05 آماده ارائه خدمات و پشتيباني خواهد بود .
داده کاوان پیشرو ایده ورانگر
واحد امور مشتریان و خدمات پس از فروش